Miért kerülnek sokba a rendezvényeken a papír alapú regisztrációs űrlapok az érdeklődők számában (és mit érdemes helyettük használni)?

A papír alapú kommunikáció a legolcsóbb és egyben a legdrágább módja az érdeklődők megszerzésének az eseményen. Egy jelentkezési lap kinyomtatása szinte semmibe sem kerül. De mire valaki megfejti a kézírást, begépeli a sorokat egy táblázatba, és e-mailt küld egy már továbblépő érdeklődőnek, ez az „ingyenes” űrlap már kiégette azt az egy dolgot, amit egy esemény valójában ad: egy melegszívű érdeklődőt, aki azonnal várja, hogy halljon felőled.

A kapcsolattartási adatok először egy vágólapon, aztán egy táskában, majd egy esemény utáni adatbeviteli sorban állnak, jóval azután is, hogy a potenciális ügyfél már nem is gondol rád. A legtöbb csapat soha nem látja ezt a költséget, mert soha nem jelenik meg számként a költségvetésben. Hanem olyan leadekként, amelyek kihűlnek.

Ez a cikk bemutatja, hogy a papír alapú űrlapok miért szivárognak, miért nagyobb a kár, mint amilyennek látszik, és miért a QR-kóddal működő érdeklődőgyűjtő űrlapok jelentik a megfelelő alternatívát az eseményekhez.

Az a lead, amiért már fizettél, és elvesztetted

A legtöbb csapat az eseményeket a begyűjtött érdeklődők száma alapján méri. A vágólapon lévő szám sikernek tűnik. De az érdeklődők gyűjtése és az érdeklődők konvertálása két különböző dolog, és a kettő közötti különbség az, ahol a legtöbb esemény költségvetése csendben eltűnik.

Egy fülkében érdeklődő csak akkor ér valamit, ha valaki még friss beszélgetés alatt folytatja. Az űrlapokat összegyűjtik, a beszélgetések lezajlanak, majd az adatok megrekednek egy mappában vagy egy adatbeviteli sorban. Mire bárki felveszi a kapcsolatot, általában már elmúlt az a pillanat, ami értékessé tette az érdeklődőt.

Tehát a valódi kérdés nem az, hogy „hány űrlapot töltöttünk ki?”, hanem az, hogy „hányan kaptak tőlünk választ, miközben még emlékeztek a beszélgetésre?”. Papíralapú anyagok esetén az őszinte válasz általában az, hogy „nem sok, és nem gyorsan”.

Mennyibe kerül valójában a papír?

A papíralapú űrlapok apró, hétköznapi módokon kudarcot vallanak, ami bevételkieséshez vezet. Egyik sem tűnik drámainak abban a pillanatban. Pontosan ezért könnyű figyelmen kívül hagyni őket.

⚠ Sebesség: a legforróbb érdeklődőd kihűl egy mappában

Abban a pillanatban érdeklődik a legjobban valaki, amikor kitölt egy űrlapot a standodnál. Épp most beszélt veled. Emlékszik, miért törődik veled.

A követési sebességgel kapcsolatos kutatások következetesek és nehezen vitathatók. 2007-es MIT és InsideSales.com tanulmány megállapította, hogy egy érdeklődő minősítésének esélye nagyjából 21-szeresére csökken, ha az első kapcsolatfelvétel 30 perccel az 5 perc helyett történik. És egy 2011-es Harvard Business Review audit Több mint 2,000 vállalat bevonásával végzett kutatás megállapította, hogy egy átlagos cég körülbelül 42 órát vett igénybe egy bejövő érdeklődő megkeresésre való válaszadáshoz, míg közel negyedük egyáltalán nem válaszolt. Ezek az adatok inkább az online érdeklődőket tartalmazzák, mint konkrétan az eseményeket, de a tanulság egyértelmű: minél nagyobb az idő az érdeklődés és a további megkeresés között, annál kevesebbet ér az érdeklődő.

A papír garantálja, hogy elveszíted ezt az ablakot. Az adatok egy oldalon vannak zárolva, amíg valaki manuálisan be nem viszi őket, általában napokkal az esemény vége után. Nem lehet öt percen belül utánajárni, amikor az elérhetőségek még mindig egy táskában vannak a szállodában.

⚠ Olvashatóság: az olvashatatlan kézírás egy elérhetetlen nyom

Egy fülke hangos, zsúfolt és rohanó. Az emberek firkálnak. Az e-mail címekben egy betű elromlik. A telefonszámok elmosódnak. Egyetlen olvashatatlan karakter egy e-mailben azt jelenti, hogy a további üzenet visszapattan, és a potenciális ügyfél egyszerűen eltűnik.

Fizettél, hogy felkeltsd az illető érdeklődését. Egy rossz toll és egy remegő felület letörölte.

⚠ Manuális bevitel: órákig tartó munka, ami minden nyomon követést késleltet

Az esemény után valakinek minden űrlapot be kell gépelnie egy táblázatba vagy CRM-rendszerbe. Egy forgalmas rendezvényen ez órákig tartó fárasztó munkát jelent, és ez az a lépés, amelyet a legnagyobb valószínűséggel a „következő hétre” tolnak.

Minden átírással töltött óra egy óra várakozással járó óra, amit az ügyfél tölt. A manuális bevitel is hibákat okoz, így még az elolvasható érdeklődők is megsérülhetnek a rendszerbe jutás során.

⚠ Hiányzó kontextus: egy név és e-mail cím, amelyre a képviselői nem tudnak reagálni

A vágólap rögzíti az elérhetőségeket. Ritkán rögzíti azt, hogy miről is szólt valójában a beszélgetés. Az árakról kérdezett ez a személy? Beszállítókat hasonlított össze? Szüksége volt vállalati csomagra, vagy jövő héten szeretne visszahívást?

Ez a kontextus teszi lehetővé a további megkeresést. Enélkül még egy tökéletesen olvasható érdeklődő is ugyanazt az általános „köszönjük, hogy meglátogatta a standunkat” e-mailt kapja, mint mindenki más, amit a potenciális ügyfelek hajlamosak figyelmen kívül hagyni. Egy értékesítő firkálhat egy jegyzetet a margóra, de ezeket a jegyzeteket később könnyű félreolvasni, vagy akár teljesen elveszíteni. A részletek, amelyek relevánssá tennék a további megkeresést, eltűnnek a stand és az asztal között.

⚠ Elveszett és árva űrlapok: senki által birtokolt érdeklődők

Papírok tűnnek el. A lapok az asztalokon maradnak, elejtődnek szállítás közben, vagy összekeverednek a brosúrák közé. És a fennmaradt űrlapok gyakran gazdájuk nélkül érkeznek meg. Nincs hozzájuk név, nincs hozzájuk rendelve képviselő, csak egy megosztott mappa, amiről mindenki azt feltételezi, hogy valaki más kezeli.

Egy olyan érdeklődő, akit senki sem birtokol, olyan érdeklődő, akit senki sem követ nyomon.

Miért ez bevételi probléma, nem pedig adminisztratív?

Csábító lehet mindezt a „háttéri irodai gondok” kategóriába sorolni. Nem az. A lassú, piszkos rögzítés megváltoztatja, hogy ki nyeri az üzletet.

Itt válik a sebesség problémája versennyé. Ugyanez a Harvard Business Review kutatás megállapította, hogy az egy órán belül válaszoló vállalatok sokkal nagyobb valószínűséggel értek el és minősítettek egy érdeklődőt, mint azok, amelyek akár egy kicsit tovább is vártak. Egy rendezvényen a potenciális ügyfél egyetlen délután alatt egy tucat beszállítóval találkozott a kategóriájában. Az, aki először keresi meg, amíg a beszélgetés friss, megadja az egész kapcsolat alaphangját.

Tehát amikor a versenytársad beszkennel egy űrlapot, és személyre szabott e-mailt küld a standról, te pedig négy nappal később, a vágólapod begépelése után egy általános üzenetet küldesz, akkor nem csak időt veszítettél. Pozíciót is vesztettél. Addigra az üzeneted hidegszívű próbálkozásnak tűnik valakihez, aki már elkezdett beszélgetni valaki mással.

Van egy második költség is. A papírt nem lehet mérni. Nincs feljegyzés arról, hogy melyik tábla, melyik munkamenet vagy melyik képviselő váltotta ki a legnagyobb érdeklődést. Az események továbbra is fekete dobozként jelennek meg, miközben minden digitális csatornád a dollárig visszavezethető.

Mit használjunk helyette?

A megoldás nem az, hogy keményebben dolgozzunk a vágólapon, hanem az, hogy digitálisan rögzítsük a potenciális ügyfelet a beszélgetés pillanatában, hogy az adatok tiszták, a tulajdonosé legyenek, és készen álljanak a további megkeresésre, mielőtt a potenciális ügyfél elsétál.

Több lehetőség is létezik, és ezek nem egyenlőek:

• Jelvényszkennerek gyorsak, de a szervező által kódolt adatokra korlátozódsz, gyakran nem tudod testreszabni a mezőket, és a műsor után napokig is várnod kell a bevezető fájl kézhezvételére.
• Névjegykártyák még mindig létrehozol egy halom átírandó szöveget, ami visszavezet a kézi bevitel problémájához.
• NFC-érintések jól működnek egyéni hálózatépítéshez, de kompatibilis hardverre és minden kapcsolódási ponthoz külön címkére van szükségük.
• QR-kód űrlapok Helyezzen el egy beolvasható kódot bármilyen felületen, és nyisson meg egy mobil űrlapot a potenciális ügyfél saját telefonján. Nincs szükség alkalmazásra, hardverre vagy speciális belépőkártyára.

A legtöbb standokat, asztalokat és foglalkozásokat szervező csapat számára a QR-kódos érdeklődőgyűjtő űrlapok jelentik a legrugalmasabb és legkisebb súrlódású megoldást. Dolgozhatnak banneren, asztalkártyán, névkitűzőn vagy dián, és az érdeklődő másodpercek alatt kitöltheti őket a kezében lévő eszközzel.

Hogyan QR-kóddal rögzíthetők az események? valójában dolgozni

Így néz ki a papír cseréje a gyakorlatban, a következő használatával: QRCodeChimp.

Ön létrehoz egy Űrlap QR-kódja pontosan azokkal a mezőkkel, amelyek alapján a csapatod számára minősíteni lehet egy érdeklődőt: név, e-mail cím, cég, érdeklődési kör, bármi, amire szükséged van. Helyezd el a standok feliratain, asztali kártyákon, nyakpántokon és alkalmazotti jelvényeken. A potenciális ügyfél beolvassa és másodpercek alatt kitölti az űrlapot a telefonján, vágólap és kézírás nélkül.

Abban a pillanatban, hogy alávetik magukat, valós idejű SMS és e-mail értesítések Értesítsd a csapatodat. Egy képviselő már az ügyfél előtt is érdeklődhet, vagy mielőtt elhagyná a helyszínt. Pontosan ezt teszi lehetetlenné a rövidített munkafüzet.

Mivel az űrlap a következőn keresztül kapcsolódik a rendszereidhez: CRM, Zapier és API integrációk, minden érdeklődő már strukturáltan és hozzárendelve kerül a folyamatba. Nincs utólagos gépelés, nincsenek átírási hibák, nincsenek árva űrlapok. A nyomon követés ugyanabban az órában kezdődhet, nem ugyanazon a héten.

A kódok a következők dinamikus, így ha elgépelést észlel, vagy egy másik kampányra kell átirányítania az űrlapot egy esemény közben, frissítheti anélkül, hogy egyetlen bannert is újranyomtatna. A kinyomtatott kód ugyanaz marad, bár a célhely megváltozik.

Minden szkennelés táplálja a analitika: hányan szkenneltek, mikor, hol és melyik eszközön. Az eseményeid végül ugyanolyan attribúciós adatokat generálnak, mint az online csatornáid. És mivel minden elhelyezéshez külön kódot generálhatsz, elhelyezhetsz egyet a stand bannerén, egy másikat a bemutató asztalon, egyet az előadásod záró diáján és egyet a visszajelzési kártyán, majd összehasonlíthatod a szkenneléseket, hogy pontosan lásd, melyik kapcsolódási pont keltette fel az érdeklődést. Nem kell találgatnod, mi működött, és a következő eseményt a ténylegesen bevált dolgok köré tervezheted.

Egy az egyhez hálózatépítéshez egy digitális névjegykártya beépített érdeklődőgyűjtő űrlappal Lehetővé teszi az értékesítőid számára, hogy megosszák adataikat és egyetlen érintéssel begyűjtsék a potenciális ügyfeleket, így a kapcsolatfelvétel mindkét irányban folyik, ahelyett, hogy egy kártya a fiókban kötne ki.

Papíralapú űrlapok vs. QR-kódos űrlapok

Így viszonyul egymáshoz a két megközelítés egy eseményen fontosnak ítélt események szempontjából:

Tényező	Papírformák	QR-kód űrlapok
Idő a rögzítésre	Lassú, kézzel írott	Másodpercek alatt, a potenciális ügyfél telefonján
Követési sebesség	Napok a kézi bevitel után	Perc, valós idejű riasztásokkal
Az adatok pontossága	Hibák és olvashatatlan kézírás	Tiszta, strukturált mezők
Érdeklődő tulajdonjoga	Gyakran nincs kiosztva	Automatikusan irányítva és hozzárendelve
tulajdonság	Egyik sem	Szkennelések, helyszín, eszköz és idő
Hiba kijavítása	Minden újranyomtatása	A dinamikus kód azonnali frissítése
Költség leadenként	Ingyenesnek tűnik, de bevételcsökkentést tapasztal	Alacsony, sokkal kevesebb hulladékkal

Amikor a papírnak még van helye

Mindez nem jelenti azt, hogy teljesen be kellene tiltani a papíralapú megoldásokat. Ésszerű alternatíva azokra az esetekre, amikor a digitális megoldások nem tudnak megoldást találni: akadozó wifi a helyszínen, egy résztvevő nem szívesen használja a telefonját, vagy egy akadálymentesítési igény, ami alternatívát igényel. Ésszerű ötlet egy írótáblát tartani a fülkében ezekre az esetekre.

A lényeg az, hogy melyik az alapértelmezett. A papír legyen az a kivétel, amihez csak alkalmanként nyúlsz, ne az a rendszer, amelytől az egész utómunkád függ. A digitális rögzítést tedd a fő munkafolyamattá, és hagyd, hogy a papír csendben maradjon.

Ne fizess többé olyan érdeklődőkért, akiket soha nem követsz nyomon

A papír alapú űrlapok nem hangosan buknak meg. Csendben buknak meg, egy-egy hideg érdeklődő egyszerre, jóval az esemény vége után, és a költségeket lehetetlen visszakövetni. A stand, az utazás, a személyzet munkaideje, mind kárba vész egy olyan érdeklődő miatt, aki kitöltött egy űrlapot, de soha nem hallott felőled.

A digitális rögzítés áthidalja ezt a szakadékot. A beszélgetést tiszta, saját tulajdonú, nyomon követhető érdeklődővé alakítja, miközben az érdeklődés még meleg, és megadja a csapatodnak azt, amit a papírmunka soha nem tud: a gyorsaságot, hogy elsőként tudjon utánajárni.

Gyakran Ismételt Kérdések